Stanodavac mora imati uredne račune, evidenciju gostiju, prijave i sertifikat.
Ovo je praktična kontrolna lista za izdavaoce apartmana, soba i kuća za odmor u Crnoj Gori: šta treba pripremiti prije sezone i koje obaveze ne treba ostavljati za trenutak kada dođe kontrola.
Četiri obaveze koje se ne smiju preskočiti
Fiskalni smještaj je napravljen upravo oko ovih svakodnevnih obaveza: sertifikat, fiskalizovani računi, knjiga gostiju/evidencija i prijava boravka gostiju.
Digitalni sertifikat
Za elektronsku fiskalizaciju stanodavac mora imati odgovarajući digitalni sertifikat za fiskalizaciju, izdat na obveznika koji izdaje račune. Bez podešenog sertifikata nema urednog slanja računa na fiskalizaciju.
Fiskalni računi
Za uslugu smještaja račun treba izdati i fiskalizovati na vrijeme, sa tačnim podacima o usluzi, periodu boravka, iznosu i načinu plaćanja. Ovo je osnovna funkcija BASIC paketa.
Knjiga gostiju
Stanodavac mora voditi urednu evidenciju gostiju, odnosno knjigu gostiju: ko je boravio, iz koje države dolazi, koji dokument koristi, u kojoj smještajnoj jedinici boravi i u kom periodu.
Prijava i odjava gostiju
Goste je potrebno prijaviti i odjaviti nadležnom organu u propisanom postupku. PREMIUM paket pomaže da se podaci iz boravka koriste za elektronsko slanje prijave boravka u MUP.
Boravišna taksa
Za boravke gostiju potrebno je voditi osnov za obračun boravišne takse i pripremati odgovarajuće preglede. Aplikacija povezuje gosta, boravak, smještajnu jedinicu i obračun takse.
Podaci o objektu
Prije sezone treba imati sređene podatke o izdavaocu, objektu, smještajnim jedinicama, cjenovniku i kontaktima, jer se isti podaci ponavljaju kroz račune, boravke, knjigu gostiju i izvještaje.
Problem nije jedna obaveza, nego to što se isti podaci ponavljaju na više mjesta.
Kod privatnog smještaja isti gost i isti boravak mogu biti potrebni za račun, knjigu gostiju, boravišnu taksu, izvještaje i prijavu boravka. Ako se sve vodi odvojeno, povećava se rizik od greške, zaboravljene prijave ili naknadnog sređivanja papira.
Fiskalni smještaj povezuje ove korake u jedan radni tok: od unosa gosta i boravka, preko fiskalizovanog računa i PDF-a, do knjige gostiju, obračuna takse i, u PREMIUM paketu, elektronske prijave u MUP.
Prvo se podešava izdavalac i sertifikat
Unose se podaci stanodavca, poslovne jedinice, depozita i fiskalnog sertifikata, kako bi račun mogao da se fiskalizuje.
Zatim se vode gosti i boravci
Gosti, dokumenti, državljanstvo, sobe i period boravka čuvaju se na jednom mjestu i koriste za evidencije.
Na kraju se izdaje račun i po potrebi šalje prijava
Račun se kreira i fiskalizuje, a PREMIUM paket dodaje elektronsko slanje prijave boravka u MUP i status poslatih prijava.
Koji paket pokriva koju obavezu?
Paketi su namjerno razdvojeni: BASIC za račune, NAPREDNI za evidencije, PREMIUM za kompletan tok sa MUP prijavama.
BASIC
Računi i fiskalizacija.
Za stanodavce kojima je primarno potrebno da izdaju fiskalne račune, uz osnovne podatke o gostu i periodu boravka na računu.
NAPREDNI
Računi + gosti + boravci + knjiga gostiju.
Za stanodavce koji žele urednu evidenciju gostiju, boravaka, smještajnih jedinica, knjigu gostiju, boravišnu taksu i izvještaje.
PREMIUM
Sve iz NAPREDNOG + MUP prijave.
Za stanodavce koji žele brži unos dokumenata i elektronsko slanje prijava boravka u MUP, uz pregled statusa poslatih prijava.
Šta stanodavac treba da pripremi?
Najbolje je da se osnovni podaci podese prije prvih gostiju, jer se tokom sezone greške najčešće prave zbog žurbe.
- digitalni sertifikat za fiskalizaciju i lozinku sertifikata;
- podatke o stanodavcu, objektu i smještajnim jedinicama;
- osnovnu uslugu smještaja i cijene;
- način rada za izdavanje i slanje računa gostu;
- način vođenja knjige gostiju i evidencije boravaka;
- podatke potrebne za prijavu i odjavu gostiju.
Aplikacija pomaže da rad bude uredniji, ali ne zamjenjuje propise.
Softver ne može garantovati da korisnik nikada neće imati problem sa kontrolom. Ono što može jeste da smanji improvizaciju: podaci su povezani, računi se fiskalizuju kroz jasan tok rada, boravci se evidentiraju, a dokumenti i prijave se lakše prate.
Za konkretne obaveze i rokove uvijek se primjenjuju važeći propisi i uputstva nadležnih organa.